Mail Marge

Surat masal atau mail marge merupakan teknik pembuatan surat dengan metode menmpatkan konten yang berasal dari aplikasi lain kedalam microsoft office word.Aplikasi yang dapat mendukung pembuatan surat masal adalah spreadsheet,database,atau tabel dalam word itu sendiri.Surat masal ini sangat ideal untuk membuat surat pribadi atau label.Kelebihan yang diberikan oleh fasilitas ini adalah tidak perlu mengaudit surat secara berulang ulang.Terlebih jika terjadi kesalahan pada bagian yang sama.Jika dilakukan pengeditan secara sendiri sendiri atau individual,maka akan ada perbedaan konsep yang disebabkan oleh kesalahan operator,misalnya salah ketik atau salah menempatkan kalimat.

Kesalahan lain dapat bersumber pada komputer karena harus menampilkan dokumen sampai beratus ratus halaman sekaligus,sehingga terjadi kerusakan file.Keuntungan pemanfaatan fasilitas ini adalah dapat menghemat biaya waktu dan juga menekan kemungkinan kesalahan seminimal mungkin.

Untuk membuat surat masal dibutuhkan 2 jenis data yaitu data utama dan data pendukung.

A. Data Utama.

Data utama adalah data master surat yang akan dikirim ke alamat tujuan.Master surat ini tidak lain adalah badan surat yang isinya antara surat yanag satu dengan surat yang lain sama.Dengan demikian bagian ini tidak perlu di tulis berulang ulang.Namun kerugiannya jika harus melakukan revisi harus diedit satu per satu lagi.

B. Data Pendukung.

Data pendukung adalah data yang biasanya berbeda antara surat yang satu dengan surat yang lain.Data pendukung dalam surat antara lain nama dan alamat tujuan.Dapat juga bagian lain dari surat yang biasanya dibuat berbeda.Data pendukung secara garis besar terdiri dari field (kolom) dan record (baris)